Categoria: Excel

Quando tengo dei seminari sull’accesso ai dati con Excel, una delle cose per me più interessanti è quando scopro modi diversi di fare le cose. La settimana scorsa, nel fare una tabella pivot basata su un elenco di Excel 2003, un allievo mi ha selezionato, nel passaggio 2 della creazione guidata, come intervallo dati non le celle dell’elenco, ma le intere colonne.

Esempio: partendo da un semplice elenco di 7 colonne per 38 righe, io avrei selezionato così:

Lui invece ha selezionato così:

Perché lo ha fatto? In questo modo, quando aggiunge nuove righe all’elenco, può aggiornare la pivot senza dover ridefinire l’intervallo. Interessante! Io invece devo ritornare ogni volta al passaggio 2 della creazione guidata e aggiungere le nuove righe.

Ci sono però dei lati negativi. Si risolve il problema dell’aggiornamento ma se ne creano altri:

1. La dimensione del file: un elenco di 20KB a cui si aggiunge una pivot fatta nel primo modo, rimane di 20KB; nel secondo modo diventa un file di 900KB (un elenco di 56KB diventa un file di 2MB!).
2. Gli aggiornamenti: diventano leeenti, e visto che la pivot viene aggiornata anche all’apertura, anche aprire il file diventa leeento.
3. Nel costruire la pivot, il campo dei totali non viene sommato ma contato, a causa della presenza di celle vuote nella colonna.
4. Sui campi di data, non si riesce ad aggregare per mese/anno, sempre a causa delle celle vuote.

Morale della favola: preferisco il mio modo.

Se invece tu hai un modo ancora diverso di fare questa cosa, sono interessatissimo a conoscerlo: fammi sapere.

Molti sanno che è possibile scrivere su più righe all’interno di una cella di Excel 2007, attivando l’opzione “Testo a capo” nella barra multifunzione “Home”; in Excel 2003 e precedenti l’opzione si trova nella scheda “Allineamento” della finestra di dialogo “Formato cella”. Vedi ad esempio la cella A1 qui sopra, dove il mio nome rimane spezzato a seconda della larghezza della cella.

Invece nella cella C1 l’a capo l’ho inserito io manualmente, con la combinazione di tasti “Alt+Invio”

Spegnendo l’opzione “Testo a capo”, il testo torna su una sola riga. Ciò non è bello, se la cella contiene una frase su più righe, perché togliendo l’a capo le parole si appiccicano senza il necessario spazio.

Allora occorre fare una ricerca e sostituzione globale: trovami gli a capo e sostituiscili con uno spazio. E nella casella “Trova:”, per inserire l’a capo, occorre digitare la combinazione di tasti “Ctrl+j” (senza le virgolette), altrimenti la ricerca dell’a capo non funziona.

Ecco, me lo appunto qui sul blog che magari a qualcuno potrebbe servire.