Excel è un programma molto utile, che fa risparmiare un sacco di tempo e di fatica a chi lo usa correttamente, ma che può facilmente trasformarsi in un buco nero del nostro tempo se usato male. Siccome mi capita di vedere che certi errori sono frequentissimi e fanno perdere un sacco di tempo inutilmente, elenco qui i più drammatici, a monito de li piccini.
0. Riempire le celle di testo
Questa è la madre di tutti gli errori e quindi non entra nel conto: usare Excel per scrivere cose che non sono elenchi e non contengono nessun calcolo. Cos’ha Word che non va? Excel non è bravo a scrivere. No calcoli, no Excel.
1. Dopo aver modificato una cella, cliccare fuori per uscire
Questa la vedo spessissimo ed è forse la principale fonte di errori e perdita di tempo, soprattutto per chi non conosce il programma ma deve usare fogli di calcolo preparati da altri. Non c’è problema se la cella contiene testo; ma se la cella da modificare contiene una formula, quando clicchi fuori ne modifichi i riferimenti (ma non te ne accorgi). Dalla modifica di una cella si esce con ESC per non modificare nulla, oppure con ENTER o TAB per confermare la modifica.
Ovviamente è responsabilità di chi ha preparato il foglio di accertarsi che il destinatario abbia le capacità necessarie per usarlo al meglio; oppure di proteggere adeguatamente le formule a rischio.
2. Tenere più tabelle sullo stesso foglio
Ti serve aumentare la larghezza di colonna della tabella sopra, e sballano gli allineamenti della tabella sotto. Sposti una riga della tabella di sinistra, ma hai spostato anche la riga della tabella di destra. Una tabella per foglio, e il problema è eliminato alla radice.
3. Inserire righe vuote o colonne vuote all’interno di un elenco
Questa mi provoca crisi di pianto dirotto ogni volta che la vedo (cioè quasi giornalmente). La riga di bellezza inserita subito sotto alla riga dei titoli mi ammazza tutte le selezioni automatiche della tabella e mi costringe ogni volta a selezioni manuali: per i filtri, per gli ordinamenti, per le pivot. Insomma, voglio più spazio? allargo la riga dei titoli. La zona corrente è una religione, e righe e colonne vuote sono anatema.
4. Scrivere i nomi delle colonne di un elenco su più righe
Se la prima colonna è Codice Cliente e la seconda è Nome Cliente, e tu lo scrivi su due celle, Excel guarda solo la riga sopra ai titoli e per lui i due campi si chiamano entrambi Cliente. Questo lo manda in confusione e non capisce più nulla. Se il titolo è lungo, usa l’a capo nella cella.
5. Unire celle in un elenco
Qui ho visto cose che noi umani neanche ci sogniamo. La prima cosa che succede è che non puoi più fare gli ordinamenti: quindi te li fai a mano. Quindi perdi tempo, e fai errori, Quindi devi ricontrollare, e perdere altro tempo, e passano le ore. In generale, unire celle in Excel crea sempre problemi ed è da evitare.
6. Formattare a mano i titoli di una tabella
Invece di spendere le più liete ore con bordi, sfondi e colori, ci sono gli stili già pronti, da applicare con un clic. Hai tempo libero? alzati, fatti una passeggiata, fai due chiacchiere con qualcuno, vai a trollare Gasparri su Twitter. Qualsiasi cosa pur di non passare la tua vita a formattare celle di Excel.
7. Colorare a mano le righe di un elenco
Colori queste righe in giallo per segnalare che sono clienti pericolosi. Poi colori in rosso quelli morosi, poi in verde quelli bravi, poi in viola quelli tristi, e in arancione quelli indecisi, e il tuo foglio diventa tutto un arcobaleno di colori, e adesso ci vuole la legenda, e un cliente bravo è diventato moroso e bisogna cambiare il colore a mano. E passano le ore. Ma il problema principale è che hai inserito delle informazioni importanti in forma di colore, ovvero in forma inutilizzabile da parte di Excel: prova per esempio a fare la somma del fatturato per colore, e poi dimmi quanto ci hai messo.
Se hai bisogno dei colori usa la formattazione condizionale, che è automatica e non porta via tempo.
8. Allineare al centro una colonna di cifre
L’allineamento predefinito di una cella è a destra per i numeri, a sinistra per il testo. Questo viene molto utile quando devi inserire tanti numeri: se non li vedi andare a destra, c’è un errore e te ne accorgi immediatamente. Ma se hai forzato l’allineamento al centro, non te ne accorgi più, e ti tieni l’errore.
9. Usare il grafico a coni o a piramidi
Sono bellissimi e scenografici, specie quelli tridimensionali, ma sono assolutamente incomprensibili. Il grafico deve essere chiaro: se lo guardi a schermo intero da cinque metri di distanza e non si capisce, hai buttato via il tuo tempo.
10. Raccogliere su più fogli i dati che riguardano una singola situazione
Lo scenario è più o meno il seguente: per raccogliere le spese di viaggio dei tuoi commerciali, prepari un foglio per ogni persona e per ogni mese. In questo modo ti viene molto facile, a fine mese, sommare la colonna delle spese e trovare l’ammontare del rimborso mensile. Ma che succede a fine anno? Ti trovi a giostrare con centinaia di fogli. E se devi fare il totale? E se ti serve il totale per linea di prodotto? Ecco che partono i formuloni lunghi due righe (e fai prima a fare i calcoli a mano).
Se invece crei una unica tabella con dentro tutti i viaggiatori e tutte le date, con filtri e pivot ottieni rapidamente e facilmente tutte le risposte che ti servono, senza scrivere neanche una formula e quindi senza possibilità di commettere errori.
(Ecco, mi sono sfogato :-))
🙂